Основным объектом автоматизации для подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы «Выборы» (ПД ГАС «Выборы») являются информационные потоки, отражающие специфику административной деятельности системы избирательных комиссий Российской Федерации, связанные с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства. Основной единицей хранения в базе данных (БД) ПД ГАС «Выборы» является регистрационная карточка документа – электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки.
Модернизация подсистемы документооборота ГАС «Выборы» проведена для повышения уровня решения задач документационного обеспечения в системе избирательных комиссий Российской Федерации.
Модернизация включает следующие доработки специального программного обеспечения ГАС «Выборы»:
- повышение уровня оперативного поиска документов и оптимизации их передачи;
- реализацию функционала ведения архива документов;
- расширение функциональных возможностей СПО ПД ГАС «Выборы» для обеспечения функционирования межведомственного двустороннего электронного документооборота;
- программное сопряжение СПО ПД ГАС «Выборы» на КСА ЦИК с системой межведомственного электронного документооборота;
- работа с электронно-цифровой подписью - автоматическая генерация шаблонов.
Выполненные модификации позволили улучшить технические характеристики автоматизации управления документооборотом в системе избирательных комиссий Российской Федерации и обеспечили выполнение следующих функций:
- поддержка существующих фондов архивных дел, разграничение доступа к архивным делам (документам), как в соответствии с принадлежностью конкретного дела к фонду, так и в соответствии с классификационными признаками дела;
- сокращение времени поиска бумажных оригиналов документов по информации из АРК за счет ведения учета о нахождении дела в архивохранилище (поддержка топографирования);
- повышение удобства и оперативности поиска дел за счет добавления возможностей использования шаблонов поисковых запросов, поиска по штрих-коду и последующей обработке результатов поиска;
- оптимизация передачи документов из модуля «Документы» в модуль «Архив» без необходимости ручного запуска внешней дополнительной обработки передаваемых данных;
- поточное сканирование бумажных оригиналов документов с использованием штрих-кодов;
- распознавание текста в электронных образах для организации полнотекстового поиска по ним.
Созданные в результате выполнения работ серверная и клиентская части удовлетворяют требованиям мультиплатформенности (работа в среде операционных систем Microsoft Windows и Linux).
Модернизированное СПО ПД ГАС «Выборы» обеспечивает работу с документами с информацией ограниченного доступа, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну.
В СПО реализованы функции разграничения доступа пользователей к информации ограниченного доступа и общедоступной информации.
Модернизированный модуль «Архив» обеспечил автоматизацию деятельности Центрального архива ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, ИКСРФ и ТИК, а именно:
- создание номенклатурных заголовков дел вручную в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда;
- импорт номенклатуры дел из файла, сформированного в модуле «Документы» ПД ГАС «Выборы»;
- копирование существующей номенклатуры дел по годам внутри модуля «Архив»;
- ввод новых дел и документов;
- импорт исполненных документов из модуля «Документы» ПД ГАС «Выборы»;
- формирование и оформление архивных дел;
- группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел;
- настройка системы классификации дел и документов в архиве, включающая ведение рубрикатора дел и документов;
- поддержка топографирования архивохранилища документального архивного фонда (учет информации о местоположении дела в архивохранилище), учет свободного места в архивохранилищах;
- учет информации о томе дела, в котором хранится документ;
- импорт рубрикатора из модуля «Документы»;
- односторонняя синхронизация перечня подразделений из модуля «Документы» в модуль «Архив»;
- фиксации фактов выдачи и возврата дел (документов), включая информацию о том, кому и когда было выдано дело (документы), кто и когда вернул дело (документы);
- контроль сроков возврата дел и документов;
- экспертиза ценности документов, заключающаяся в контроле сроков хранения дел и выделении дел к уничтожению;
- отбор документов на государственное хранение;
- ведение актов об уничтожении дел, списание дел в акт об уничтожении;
- формирование поисковых запросов по всему перечню реквизитов или сочетанию реквизитов АРК;
- полнотекстовый поиск по электронным образам;
- поддержка поисковых шаблонов, заключающаяся в сохранении и повторном использовании сохраненных поисковых запросов;
- возможности по работе с результатами поиска (сортировка результатов поиска, удаление найденных записей в результирующей таблице);
- поиск по штрих-коду;
- печать результата поиска;
- формирование и прикрепление штрих-кодов к бумажным оригиналам;
- сохранение созданных на поточном сканере электронных образов штрих-кодированных бумажных оригиналов, которые кроме обязательного изображения документа могут содержать полученный в результате распознавания документа текстовый слой, используемый для полнотекстового поиска;
- автоматическое прикрепление по информации из штрих-кода электронных образов к АРК;
- доступ пользователя к электронному архиву (архивным карточкам дел, архивным карточкам документов, электронным образам документов) с возможностями поиска;
- обеспечение доступа пользователей к делам и документам в соответствии с классификационными признаками дел и архивных документов и принадлежностью к фонду;
- создание и ведение общих и личных папок пользователей, куда помещаются отобранные пользователями дела и документы;
- ввод и изменение реквизитов АРК;
- загрузка данных из файла.
Модернизация привела к существенному улучшению характеристик ПД ГАС «Выборы», направленных на расширение ее функций в обеспечении деятельности избирательных комиссий Российской Федерации.
