Модернизация подсистемы документооборота ГАС "Выборы"

Home > Single Project

Основным объектом автоматизации для подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы «Выборы» (ПД ГАС «Выборы») являются информационные потоки, отражающие специфику административной деятельности системы избирательных комиссий Российской Федерации, связанные с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства. Основной единицей хранения в базе данных (БД) ПД ГАС «Выборы» является регистрационная карточка документа  – электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки.

Модернизация подсистемы документооборота ГАС «Выборы» проведена для повышения уровня решения задач документационного обеспечения в системе избирательных комиссий Российской Федерации.

Модернизация включает следующие доработки специального программного обеспечения ГАС «Выборы»:

  • повышение уровня оперативного поиска документов и оптимизации их передачи;
  • реализацию функционала ведения архива документов;
  • расширение функциональных возможностей СПО ПД ГАС «Выборы» для обеспечения функционирования межведомственного двустороннего электронного документооборота;
  • программное сопряжение СПО ПД ГАС «Выборы» на КСА ЦИК с системой межведомственного электронного документооборота;
  • работа с электронно-цифровой подписью - автоматическая генерация шаблонов.

Выполненные модификации позволили улучшить технические характеристики автоматизации управления документооборотом в системе избирательных комиссий Российской Федерации и обеспечили выполнение следующих функций:

  • поддержка существующих фондов архивных дел, разграничение доступа к архивным делам (документам), как в соответствии с принадлежностью конкретного дела к фонду, так и в соответствии с классификационными признаками дела;
  • сокращение времени поиска бумажных оригиналов документов по информации из АРК за счет ведения учета о нахождении дела в архивохранилище (поддержка топографирования);
  • повышение удобства и оперативности поиска дел за счет добавления возможностей использования шаблонов поисковых запросов, поиска по штрих-коду и последующей обработке результатов поиска;
  • оптимизация передачи документов из модуля «Документы» в модуль «Архив» без необходимости ручного запуска внешней дополнительной обработки передаваемых данных;
  • поточное сканирование бумажных оригиналов документов с использованием штрих-кодов;
  • распознавание текста в электронных образах для организации полнотекстового поиска по ним.

Созданные в результате выполнения работ серверная и клиентская части удовлетворяют требованиям мультиплатформенности (работа в среде операционных систем Microsoft Windows и Linux).

Модернизированное СПО ПД ГАС «Выборы» обеспечивает работу с документами с информацией ограниченного доступа, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну.

В СПО реализованы функции разграничения доступа пользователей к информации ограниченного доступа и общедоступной информации.

Модернизированный модуль «Архив» обеспечил автоматизацию деятельности Центрального архива ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, ИКСРФ и ТИК, а именно:

  • создание номенклатурных заголовков дел вручную в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда;
  • импорт номенклатуры дел из файла, сформированного в модуле «Документы» ПД ГАС «Выборы»;
  • копирование существующей номенклатуры дел по годам внутри модуля «Архив»;
  • ввод новых дел и документов;
  • импорт исполненных документов из модуля «Документы» ПД ГАС «Выборы»;
  • формирование и оформление архивных дел;
  • группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел;
  • настройка системы классификации дел и документов в архиве, включающая ведение рубрикатора дел и документов;
  • поддержка топографирования архивохранилища документального архивного фонда (учет информации о местоположении дела в архивохранилище), учет свободного места в архивохранилищах;
  • учет информации о томе дела, в котором хранится документ;
  • импорт рубрикатора из модуля «Документы»;
  • односторонняя синхронизация перечня подразделений из модуля «Документы» в модуль «Архив»;
  • фиксации фактов выдачи и возврата дел (документов), включая информацию о том, кому и когда было выдано дело (документы), кто и когда вернул дело (документы);
  • контроль сроков возврата дел и документов;
  • экспертиза ценности документов, заключающаяся в контроле сроков хранения дел и выделении дел к уничтожению;
  • отбор документов на государственное хранение;
  • ведение актов об уничтожении дел, списание дел в акт об уничтожении;
  • формирование поисковых запросов по всему перечню реквизитов или сочетанию реквизитов АРК;
  • полнотекстовый поиск по электронным образам;
  • поддержка поисковых шаблонов, заключающаяся в сохранении и повторном использовании сохраненных поисковых запросов;
  • возможности по работе с результатами поиска (сортировка результатов поиска, удаление найденных записей в результирующей таблице);
  • поиск по штрих-коду;
  • печать результата поиска;
  • формирование и прикрепление штрих-кодов к бумажным оригиналам;
  • сохранение созданных на поточном сканере электронных образов штрих-кодированных бумажных оригиналов, которые кроме обязательного изображения документа могут содержать полученный в результате распознавания документа текстовый слой, используемый для полнотекстового поиска;
  • автоматическое прикрепление по информации из штрих-кода электронных образов к АРК;
  • доступ пользователя к электронному архиву (архивным карточкам дел, архивным карточкам документов, электронным образам документов) с возможностями поиска;
  • обеспечение доступа пользователей к делам и документам в соответствии с классификационными признаками дел и архивных документов и принадлежностью к фонду;
  • создание и ведение общих и личных папок пользователей, куда помещаются отобранные пользователями дела и документы;
  • ввод и изменение реквизитов АРК;
  • загрузка данных из файла.

Модернизация привела к существенному улучшению характеристик ПД ГАС «Выборы», направленных на расширение ее функций в обеспечении деятельности избирательных комиссий Российской Федерации.

 

  • Клиент: Themelabbd
  • Дата внедрения: May 4, 2017
  • Категория: design, development
Поделиться:

Related Projects

Project Name

branding print

View project

Project Name

branding print

View project

Project Name

digital product

View project