Модернизация подсистемы документооборота ГАС "Выборы"

Основным объектом автоматизации для подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы «Выборы» (ПД ГАС «Выборы») являются информационные потоки, отражающие специфику административной деятельности системы избирательных комиссий Российской Федерации, связанные с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства. Основной единицей хранения в базе данных (БД) ПД ГАС «Выборы» является регистрационная карточка документа  – электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки.

Модернизация подсистемы документооборота ГАС «Выборы» проведена для повышения уровня решения задач документационного обеспечения в системе избирательных комиссий Российской Федерации.

Модернизация включает следующие доработки специального программного обеспечения ГАС «Выборы»:

  • повышение уровня оперативного поиска документов и оптимизации их передачи;
  • реализацию функционала ведения архива документов;
  • расширение функциональных возможностей СПО ПД ГАС «Выборы» для обеспечения функционирования межведомственного двустороннего электронного документооборота;
  • программное сопряжение СПО ПД ГАС «Выборы» на КСА ЦИК с системой межведомственного электронного документооборота;
  • работа с электронно-цифровой подписью - автоматическая генерация шаблонов.

Выполненные модификации позволили улучшить технические характеристики автоматизации управления документооборотом в системе избирательных комиссий Российской Федерации и обеспечили выполнение следующих функций:

  • поддержка существующих фондов архивных дел, разграничение доступа к архивным делам (документам), как в соответствии с принадлежностью конкретного дела к фонду, так и в соответствии с классификационными признаками дела;
  • сокращение времени поиска бумажных оригиналов документов по информации из АРК за счет ведения учета о нахождении дела в архивохранилище (поддержка топографирования);
  • повышение удобства и оперативности поиска дел за счет добавления возможностей использования шаблонов поисковых запросов, поиска по штрих-коду и последующей обработке результатов поиска;
  • оптимизация передачи документов из модуля «Документы» в модуль «Архив» без необходимости ручного запуска внешней дополнительной обработки передаваемых данных;
  • поточное сканирование бумажных оригиналов документов с использованием штрих-кодов;
  • распознавание текста в электронных образах для организации полнотекстового поиска по ним.

Созданные в результате выполнения работ серверная и клиентская части удовлетворяют требованиям мультиплатформенности (работа в среде операционных систем Microsoft Windows и Linux).

Модернизированное СПО ПД ГАС «Выборы» обеспечивает работу с документами с информацией ограниченного доступа, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну.

В СПО реализованы функции разграничения доступа пользователей к информации ограниченного доступа и общедоступной информации.

Модернизированный модуль «Архив» обеспечил автоматизацию деятельности Центрального архива ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, ИКСРФ и ТИК, а именно:

  • создание номенклатурных заголовков дел вручную в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда;
  • импорт номенклатуры дел из файла, сформированного в модуле «Документы» ПД ГАС «Выборы»;
  • копирование существующей номенклатуры дел по годам внутри модуля «Архив»;
  • ввод новых дел и документов;
  • импорт исполненных документов из модуля «Документы» ПД ГАС «Выборы»;
  • формирование и оформление архивных дел;
  • группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел;
  • настройка системы классификации дел и документов в архиве, включающая ведение рубрикатора дел и документов;
  • поддержка топографирования архивохранилища документального архивного фонда (учет информации о местоположении дела в архивохранилище), учет свободного места в архивохранилищах;
  • учет информации о томе дела, в котором хранится документ;
  • импорт рубрикатора из модуля «Документы»;
  • односторонняя синхронизация перечня подразделений из модуля «Документы» в модуль «Архив»;
  • фиксации фактов выдачи и возврата дел (документов), включая информацию о том, кому и когда было выдано дело (документы), кто и когда вернул дело (документы);
  • контроль сроков возврата дел и документов;
  • экспертиза ценности документов, заключающаяся в контроле сроков хранения дел и выделении дел к уничтожению;
  • отбор документов на государственное хранение;
  • ведение актов об уничтожении дел, списание дел в акт об уничтожении;
  • формирование поисковых запросов по всему перечню реквизитов или сочетанию реквизитов АРК;
  • полнотекстовый поиск по электронным образам;
  • поддержка поисковых шаблонов, заключающаяся в сохранении и повторном использовании сохраненных поисковых запросов;
  • возможности по работе с результатами поиска (сортировка результатов поиска, удаление найденных записей в результирующей таблице);
  • поиск по штрих-коду;
  • печать результата поиска;
  • формирование и прикрепление штрих-кодов к бумажным оригиналам;
  • сохранение созданных на поточном сканере электронных образов штрих-кодированных бумажных оригиналов, которые кроме обязательного изображения документа могут содержать полученный в результате распознавания документа текстовый слой, используемый для полнотекстового поиска;
  • автоматическое прикрепление по информации из штрих-кода электронных образов к АРК;
  • доступ пользователя к электронному архиву (архивным карточкам дел, архивным карточкам документов, электронным образам документов) с возможностями поиска;
  • обеспечение доступа пользователей к делам и документам в соответствии с классификационными признаками дел и архивных документов и принадлежностью к фонду;
  • создание и ведение общих и личных папок пользователей, куда помещаются отобранные пользователями дела и документы;
  • ввод и изменение реквизитов АРК;
  • загрузка данных из файла.

Модернизация привела к существенному улучшению характеристик ПД ГАС «Выборы», направленных на расширение ее функций в обеспечении деятельности избирательных комиссий Российской Федерации.

 

Поделиться: